Електронна трудова книжка
След дълги дебати и настояване от страна на бизнеса и ИТ сектора, България се насочва към премахване на хартиената трудова книжка и въвеждане на нейната дигитална алтернатива. 🔗 [Министерство на труда и социалната политика] 🔗 [Национална агенция за приходите – електронни услуги] Законодателни промени и срокове През 2024 г. бяха направени промени в Кодекса на труда и Закона за НАП, които предвиждат: * Постепенно елиминиране на хартиената трудова книжка * Създаване на централизирана електронна база данни, поддържана от НАП * Електронен достъп за служители и работодатели до трудовия стаж * Преходен период с пилотна фаза до 2026 г. Какво променя това за HR? 1. Нови задължения към НАП: Подаване на информация в електронен вид в структуриран формат 2. Прецизност и навременност: Всяка промяна се подава в реално време 3. По-малко документи, повече отговорност: Без хартиени архиви, но с нужда от абсолютна точност 4. Достъп на служителите:Служителите виждат данните си онлайн чрез ПИК или КЕП Какво ще съдържа електронната трудова книжка? * Лични данни (име, ЕГН) * Данни за работодателя и ЕИК * Начална и крайна дата на трудовото правоотношение * Вид на договора (срочен, безсрочен и др.) * Основание за прекратяване * Длъжност и код по НКПД * Трудов стаж по периоди * Осигурителен доход и вид на осигуряване * Данни за отпуски и обезщетения (ако са интегрирани)
И още...
Какво означава това за служителите?
* Не се изисква действие от тях – работодателят подава информацията
* Хартиената книжка остава архив – служителите я пазят
* Пълен достъп онлайн – чрез ПИК или КЕП в НАП и НОИ
* По-голяма прозрачност – възможност за проследяване и сигнализиране при грешка
Какво се случва с хартиените трудови книжки?
* Няма да бъдат унищожавани
* Няма да се водят паралелно с електронната
* Ще се пазят от служителите
* Препоръчва се сканиране от HR
* Може да се изискват от НОИ при пенсиониранеПредимства
Предимства
* Намаляване на загубени/повредени документи
* По-бърз достъп до данни при смяна на работа или пенсиониране
* По-малко административна тежест
* Повече прозрачност и сигурност
Стъпки за подготовка
1. Преглед на HR софтуера и инфраструктурата
2. Обучение на HR екипа
3. Информиране на служителите
4. Осигуряване на защита и съхранение на електронните данни
Чеклист: Готов ли е HR екипът?
✅ Имаме ли връзка между HR системата и НАП?
✅ Обучен ли е екипът?
✅ Имаме ли вътрешна процедура за подаване на данни?
✅ Информирани ли са служителите?
✅ Спазваме ли изискванията за електронен подпис и съхранение?
Стъпка напред
Електронните трудови книжки са стъпка към модернизирана, прозрачна и достъпна трудова история. HR специалистите имат ключова роля в прехода – отговорност, но и възможност за устойчиво подобрение на процесите. 📌 HR4U може да подпомогне твоя екип с шаблони, комуникации, обучения и техническа ориентация за прехода към дигиталния формат. Просто попитай своя личен HR: тук